ERP implementatie

Bij E-Litt zijn wij vaak in gesprek met bedrijven die op zoek zijn naar een nieuwe (ERP) systeem. Hierbij is men zich er van bewust dat een uitgebreid systeem bepaalde kosten met zich meeneemt en veel bedrijven weten hiervoor zelf al een aardige inschatting te maken. Minder vaak is men zich er van bewust dat er bij het starten met een ERP ook een voortraject aan vooraf moet gaan, de zogenaamde implementatie. Ook al wordt de perfecte match gekozen als ERP systeem, er zal altijd werk nodig zijn om bepaalde onderdelen zo in te richten dat ze optimaal voor uw bedrijf kunnen werken. Wat kunt u verwachten bij een ERP implementatie? Wij beschrijven 3 globale fases voor u en geven een aantal tips om alvast voor te bereiden om optimaal met een ERP implementatie te kunnen starten.

In kaart brengen wat uw systeem nodig heeft

Elk bedrijf is anders, en heeft daarom andere wensen van een ERP systeem. Zelfs als een ERP systeem gekozen is wat zeer goed aansluit op de bedrijfsvoering, blijft het van belang om na te gaan hoe het systeem optimaal ingezet kan worden. De meeste ERP implementaties starten dan ook met het in beeld brengen van de wensen van het bedrijf. Wat zijn de belangrijkste processen? Hoe moeten deze ondergebracht worden in de ERP? Het uiteindelijk doel hiervan is om in kaart te brengen hoe de standaard functionaliteit van het systeem toegepast kan worden op de manier van werken. Hieruit komen ook gaps naar voren. Dit zijn processen (handelingen) die niet of niet volledig worden ondersteund door de standaard functionaliteit van het systeem. Hier moet dan een oplossing voor uitgedacht worden, bijvoorbeeld in de vorm van maatwerk of het koppelen van een extern systeem.

Tevens is het van belang om de informatie behoefte in kaart te brengen. Welke rollen zullen de gebruikers in het systeem hebben en welke informatie hebben zij nodig? Denk daarbij aan de rapportages, en KPIs die de medewerkers tot hun beschikking hebben maar ook aan hoe hun interface er uit komt te zien en welke rechten zij in het systeem moeten krijgen. Ook dit is erg belangrijk om ervoor te kunnen zorgen dat de medewerkers zo efficient mogelijk met het systeem kunnen werken.

Aan de slag

Nadat de wensen in kaart zijn gebracht kan de daadwerkelijke implementatie beginnen.Het systeem wordt klaar gemaakt voor gebruik. De doorloop tijd hiervan verschilt heel erg van bedrijf tot bedrijf. Voor kleine ondernemingen kan een ERP systeem als NetSuite al binnen een maand in gebruik worden genomen. Voor hele grote ondernemingen in meerdere landen kan dit een jaar of langer duren. Tijdens de implementatie is het van groot belang dat er een goede samenwerking plaats vind tussen het uitvoerende implementatie bedrijf en de gebruikers. Dit zorgt ervoor dat bij de gebruikers er meteen al zogenaamende super users onstaan die later een belangrijke rol kunnen spelen bij het onderhoud van het systeem. Ook is het van belang om alle gebruikers zoveel mogelijk te betrekken bij de implementatie. Dit door zowel hun input mee te nemen bij het ontwerp van het systeem, als ook het aanbieden van trainingen tijdens de doorloop van de implementatie, om iedereen zo goed mogelijk voor te bereiden op de verandering die gaat plaats vinden.

Live gaan is het halve werk

Als het systeem is ingericht en klaar is voor gebruik, en de medewerkers zijn getraind, breken spannende tijden aan. Ervaring leert dat er vlak na go-live (wanneer het systeem oficieel voor het eerst gebruikt wordt) zaken aan het licht komen die niet ingecalculeerd zijn tijdens de implementatie. Het is dan ook van groot belang om een plan van aanpak te hebben tijdens de eerste weken van het werken met het nieuwe systeem. Zorg voor support en trainingen voor de medewerkers om hun kennismaking met het systeem zo goed mogelijk te laten lopen. Ook moeten er duidelijk afspraken zijn over het doorgeven van problemen/aanpassingen. Houdt dit centraal en inzichtelijk voor de medewerkers zodat men weet welke aanbevelingen er liggen voor hun afdelingen, wat daar de status van is er wanneer er eventueel een oplossing verwacht wordt. Het is cruciaal om goed de controle te houden in deze periode om ervoor te zorgen dat het draagvlak voor het nieuwe systeem een stijgende lijn blijft houden.

Voorbeiding tips

Als u bezig bent met een vooronderzoek voor een nieuwe systeem zijn er veel dingen die u nu al kunt doen om zowel de selectie als de implementatie daarna zo soepel mogelijk te laten verlopen. Wij willen alvast deze 3 tips meegeven:

  • Zorgt dat u weet wie er intern mee gaan werken aan de implementatie van het systeem en geef hun ook de tijd/ruimte om dit te doen, naast hun normale werkzaamheden. Betrek deze personen ook al bij de selectie.
  • Breng alvast u belangrijkste processen in kaart en stel flow charts hiervan op. Idealiter werkt u ook aan het verbeteren van de processen zodat deze al zo optimaal mogelijk zijn bij het implementeren van het systeem.
  • Denk na welke informatie er mee moet uit uw oude systeem. Kunt u met een schone lei beginnen in het nieuwe systeem, of moet bepaalde cruciale informatie overgezet worden? Ga met de leverancier van uw huidige software na in hoeverre deze beschikbaar blijft als u de samenwerking stop zet (van groot belang als u een cloud oplossing gebruikt!).

Als u bezig bent met een onderzoek naar een nieuw  systeem en eens een gesprek wil hebben over wat te verwachten van een ERP implementatie, dan kunt u altijd contact met ons opnemen. Bel ons op 020-8950189 of gebruik het contact formulier.

Heeft u verdere vragen?
Bel ons op +31 20-8950189
Of gebruik het contactformulier:

Contact Us